Richiesta servizi di accoglienza ospiti

Compatibilmente con la programmazione delle voci di spesa dei singoli progetti, è possibile richiedere l'attivazione di servizi di accoglienza a favore di relatori, studiosi e ospiti esterni invitati nell'ambito di iniziative accademiche finanziate con fondi di ricerca, fondi conto terzi, contributi dipartimentali o altre risorse nella disponibilità del responsabile scientifico. I servizi di accoglienza comprendono il pernottamento presso strutture alberghiere e la fornitura dei pasti connessi alle attività istituzionali previste dall'evento.

La richiesta deve essere compilata in ogni sua parte, sottoscritta dal richiedente e dal responsabile del fondo e trasmessa all'indirizzo disum.amm@unict.it almeno 20 giorni prima della data di inizio dell'evento. Il mancato rispetto di tale termine potrebbe non consentire all'Amministrazione di garantire la prenotazione dei servizi richiesti.

La richiesta deve riportare:

• le generalità complete degli ospiti;
• il numero complessivo dei pernottamenti richiesti;
• le date di arrivo e partenza dalla struttura alberghiera;
• il numero e le date dei pranzi e delle cene previsti;
• il costo presunto dei servizi da attivare;
• il fondo sul quale imputare la spesa.

Alla richiesta devono essere allegati:

• il programma e/o la locandina dell'iniziativa, anche in bozza;
• copia delle lettere di invito o della documentazione attestante la partecipazione degli ospiti esterni all'evento.

L'Ufficio amministrativo e del personale provvederà all'attivazione delle procedure necessarie per l'acquisizione dei servizi richiesti nel rispetto della normativa vigente e degli accordi contrattuali in essere.